كتب Joe SCHERRER أحد العاملين في البنتاغون و مؤلف كتاب “فن القيادة”..
لا يوجد أسوأ من أن تعقد اجتماعا مطولا و تخرج منه بلا نتائج ، هذا يقع مع الكثير من المدراء الذين يفتقدون لفن إدارة الاجتماعات ، فيضيعون وقتهم و وقت موظفيهم و من ثم يحصلون على لاشي
لهذا قرر Joe من خلال خبرته في إدارة الاجتماعات طرح بعض النقاط الهامة و التي تمكنك من عقد اجتماعات ناجحة تحقق بها الأهداف التي تسعى للوصول إليها..
قبــل بـــدء الاجتمــاع
- تحديد الأهداف التي تريد أن تصل إليها ، فأحد أسباب فشل الاجتماعات هي عدم وضع أهداف محددة .
- ضع قائمة بالأشخاص الذي تريد أن يحضروا هذا الاجتماع ، يمكنك أيضا استضافة بعض الخبراء لطرح توجيهاتهم و عرض خبرتهم ، و بذلك ستعمل على توضيح رؤيتك بصورة أوسع .
- قم بتحديد جدول زمني يمكن الخبراء و المشاركين من الإعداد و التحضير لهذا الاجتماع مسبقا .
- تأكد من وصول الدعوة عبر إرسال رسائل نصية من هاتفك .
- قم بتجهيز قاعة الاجتماعات ، الأدوات ، الأوراق و المعدات و لا تنتظر حتى آخر لحظة لفعل ذلك .
- كلف أحدهم بالقيام بتدوين الملاحظات التي تطرح في الاجتماع .
- قبل ساعة من الاجتماع تأكد من كل ما سبق.
أثنـــاء الاجتمــاع
- اجعل مقدم الاجتماع -إن لم تكن أنت- يعرف عن نفسه و من ثم رحب بالحضور.
- اكتب النقاط الأساسية التي تريد الوصول إليها بعد الانتهاء من الاجتماع .
- إذا كان هناك متسع من الوقت ، قم بعرض النقاط التي لم تحرز معك أي تقدم خلال الاجتماع السابق و حاول أن تناقشها بصورة سريعة لتحقق ما فشلت في تحقيقه .
- احرص على أن تكون جلسة الاجتماع محددة و منظمة فلا تتطرق إلى مواضيع لا تهم و لا تفيدك في الوصول إلى النتائج التي تريدها .
- قبل الانتهاء من الاجتماع أعد تلخيص النقاط الهامة ، التأكيد على المهام التي كلفتها لكل شخص و الوقت المتاح لإتمام هذه المهام .
- اتفق مع الحضور على موعد ، وقت و مكان الاجتماع القادم .
بعــد الانتهــاء مــن الاجتمــاع
- خلال ما لا يقل عن 24 ساعة قم بإرسال أجندة لأهم النقاط و الملاحظات التي وردت في الاجتماع لكل من حضر .
- تواصل مع من تم تكلفتهم بأداء بعض المهام للمساعدة ، تحديد الصعوبات التي تواجههم و التحفيز على العمل .
- كرر هذه الخطوات و اعتمدها في كل اجتماع .
هذه الخطوات المنظمة كانت أساس نجاح جميع اجتماعات Joe في البنتاغون ، إذ يقول إن كانت هذه النقاط البسيطة قد نجحت في البنتاغون فلا شك أنها ستنجح معك.
المصدر: http://www.arageek.com/
